進捗確認を円滑に行う3つのTIPS オフショア開発を成功させる会話術

今日は僕が約2年の間によく遭遇した、あまり良くない進捗確認の会話事例をもとに
遠く離れた相手とうまく仕事をするためのコツを解説します。

さっそくですが、こちらのある進捗確認の会話をみてください。
日本にいるプロジェクトマネージャーの田中さんとベトナムでブリッジSEをするBinhさんの会話です。
田中さんは3日前に作業の依頼をしていたのですが、Binhさんから連絡がなく、困っています。
問題点はどこにあると思いますか?田中
「3日前に依頼した修正作業はどうなっていますか?」

〜6時間後〜

田中
「私の質問についてどうですか?」
Binh
「今、すこし問題が発生しているので、まだ時間がかかりますね」
田中
「いつ終わりますか?」
Binh
「作業担当のエンジニアに確認を取ります。」
田中
「わかりました」

〜翌日の朝〜

田中
「修正作業はいつ終わるかわかりましたか?」
Binh
「エンジニアは休みなので、明日確認します」

1. Binhさんが即レスできていない
同じオフィスにいない相手ですので、返信が来ないと相手は非常に不安になります。
でも安心してください。逆に即レスしてくれるベトナム人は少ないです。
なので、即レスをできればかなり相手に対して安心感をもたせられると思います。
そんなに早く、答えられない内容もあるという疑問もあるかもしれませんが、
その場合は”確認します。”ひとこと返信するだけでも全然印象が違います。

2. 現状を報告できていない
今、開発サイドの作業は着手しているのか、ほとんど終わっているのか?
わからない。
ざっくり%で報告してあげると良いです。

3. ”すこし問題”、”まだ時間がかかり”など具体的な報告ができていない
報告するときには具体的なことをいいましょう。特に数字や時間を明確にすることが
大事です。これはベトナム人だけでなく、割りと日本人のビジネスパーソンでもできていません。

この会話が下記のような内容ならこんなに長い間やり取りしなくても、済んだわけです。

「今、すこし問題が発生しているので、まだ時間がかかりますね」

「田中さんから依頼されたAの修正作業は70%完了しています。残りは作業B,C,Dです。
この量でしたら、明後日の日本時間2:00pmくらいには完了する予定です」

オフショア開発をするときはエンジニアに

・即レス

・今の状況

・これからどうなるか?

上記を報告させるように教育していくことで、より円滑な進捗確認ができるようになると思います。

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